書類についてのQ&Aをご紹介します。

Qビジネスマナーについての質問です。クライアントにメールタイトルでお叱りを受けました。過去に提案したものを一部修正して再提出を何度か求められました。メールタイトルを、【提案】ＡＢＣ企画について ⇒ 一回目【再提案】ＡＢＣ企画について ⇒ 二回目【再再提案】ＡＢＣ企画について ⇒ 三回目【再再再提案】ＡＢＣ企画について⇒ 四回目四回目のメールの際に、『再をつけすぎ。子供のメールじゃないんだから』と言われました。ここで質問なんですが、ビジネスマナーとして、再は何回目までならＯＫですか？再の付けかたで上司、クライアントに叱られた方はいらっしゃいますか？宜しくお願い致します。

BA「再」は２回までですね。私も３回目の時に「読みにくい」と指摘されましたし「３回目は提案だけで良い」とも言われましたよ。

Q新卒→フリーター、後々の就職活動に影響はありますか？先月、専門学校を卒業したばかりの21歳女です。学校在籍中に就職先が決まらず、今もなお就職活動中で即日からでも勤務出来る様、現在はアルバイトもしていません。希望職種は一般事務職で、求人情報誌やサイトを見ては応募して祈られる日々です。(※正社員雇用、契約社員雇用、正社員登用ありのバイト雇用です)やはり、一般事務職は厳しいのかなと思いつつどうしても就きたい職業なので諦めきれません。しかし、このままズルズルといつ決まるか分からない就職活動を続けていくことにも不安があります。そこで、いっそのことオフィスワークに視野を広げテレフォンオペレーターなど求人の多い職種で一度アルバイトとして経験を積もうかな、と最近考え始めました。テレフォンオペレーターは、精神的に厳しい反面、言葉遣いやビジネスマナーが身につくという意見をよく聞きます。そこで、質問です。テレフォンオペレーターなど、希望職種である事務職に近い職でアルバイト経験を積むことは、就職活動に有利になるのでしょうか？それとも、まだ新卒として事務職を中心とした就職活動を続けるべきでしょうか？やはり、卒業してからアルバイト(いわゆるフリーター)を挟むと就職活動に悪影響なのでしょうか？長文、駄文となりましたがアドバイス・ご意見などありましたらよろしくお願いします。

BAフリーターやってればやってるほど就職出来なくなりますよ。中途転職組は実力主義。新卒と言え5，6年も続けたらもはや新卒ではないですからでもはや新卒だって職種選べるほど今職ありませんから

Q就職活動中（転職）です。事務職の応募をしようと思っています。ハローワークで2社紹介状を貰ってきました。先に書類選考の為、職務経歴書に以下の自己PRを書こうと思っています。バイトで、レストランのホールスタッフを5年。派遣で、工場の事務を6年やってました。「もっと、こうしたらいいんじゃないか？」等アドバイスをお願いします。-自己PR-これまで接客業務で、お客様に楽しく快適に過ごして頂く為に、気が付いた事はすぐに行動し、常に気配りする心構えを学びました。例えば、食後のお茶を出すタイミングで、灰皿の交換、空皿の下膳を行いました。これは、何度もお客様の前に伺うと、不快に思われる方も居るので、1度で沢山のサービスを済ませる為です。事務業務では、電話を対応する中で、ビジネスマナーが身につき、周囲の人に効率よく仕事が出来る様に提案をしたところ、無駄な手間が省かれ、改善される事がありました。特に、締めの時期は、通常業務をこなしながら、一月20部程の請求書発行を任されていましたので、いかに短時間で効率よく発行出来るかを考え、行動していました。

BA事務職で応募するなら、事務職として出来る業務の幅をもっとＰＲした方が良いと思います。6年事務職やってて、電話応対と請求書数十通しか経験ないですか？（辛口ですいません）質問者様のことをよく知らないので、私がみると、【たいした業務内容は出来なさそう】な印象です。事務職の電話応対・来客応対・ビジネスマナーまではできて当たり前の部類。（出来なかったらお話にならない）電話に特化したいなら、コールセンターとかクレーム応対や営業の電話もガンガンいけますとかでもないとＰＲにならないです。効率よく仕事が出来る提案はどんな内容？事務職としてやってた通常業務はどんな内容が含まれてます？売掛買掛管理？ＰＬ／ＢＬまで作成できる？経理ソフトは何か使える？原価計算とか利益率の計算はできる？見積書や発注書の作成や納期管理はしたことあります？事務職はできる業務内容に幅があるから、私が面接担当者だったら、どういう内容の事務職をしていて、どの程度内容まで出来るのか？が知りたいです。上は私が適当に思いつきで記載したものだから、他にも色々な業務ありますけど、営業事務よりの業務ができる人なのか？経理なのか？総務に強い人なのか？今まで携わってきた業務内容の詳細を聞くと、だいたいわかります。だから一般事務という名称で募集してたとしても、例えば、質問者様が経理のスキルが結構あったとしたら、会社が経理が出来る人が欲しかったと思ってたら質問者様の経験と会社の希望がマッチングして、この人を採用したいと思わせるポイントになりますよね？事務職でのＰＲは仕事の種類と幅で勝負だと私は思いますよ。あと、具体的にどういうことしたの？と聞かれて答えられない内容はＮＧですよ。短時間で効率よく発行出来るようにするために〇〇をしました まで言えないと弱いので・・・。

Qビジネスマナー メールについて。他部署の上司から、私の上司に会議の依頼がありました。開催日時はこちらの希望に合わすと言っています。私の上司から、そのメールを転送する形で私を含む私の部署のメンバーに、会議の希望日時を私に連絡し、私がとりまとめて、参加者全員に会議の日時の連絡をてください。という依頼メールがあったとします。私が会議の日時を参加者全員にメール配信する場合、私の上司が私に指示したメールをそのまま残すか、消すか、どちらが正しいのでしょうか？

BA私なら残しません。個人宛のメールを必要なく転送するのはあまり好ましくないので…。CCに依頼者の上司を入れます。会社ごとの習慣があるとは思いますが、ご参考まで。

Q店員さんが隣でしゃがみ込むこと、止めてほしいのですが。お世話になります。「過剰な敬語」特に「過剰な謙譲表現」が話題になることがあります。その一環なのでしょう。(まだ過剰と決まったわけではありませんが。)ガソリンスタンドやファミリーレストランで、話をしに来た店員さんが隣でしゃがみ込むことがあります。実際には叫びませんが、私は「止めてください！」と叫びたくなります。お立ちください、と言うのも不要な角が立つし不自然なので、そのままにすることが多いですが、ガソリンスタンドの待合室で、隣にしゃがみ込んだ店員さんからカードのサインを求められるときは、「では、カウンターでサインします。」と、店員さんと一緒にカウンターに行って、私はそこで立ってサインします。レシートを両手で捧げて渡してくれることもあります。これまで、色々なお店で店員さんの接客が悪いことがしばしば取り上げられてきました。その反省に立っているということはわかります。お客さんに対して失礼がないようにという、経営者の気遣いであることもわかります。所謂「目線を下げる」ということだと思います。私は過剰と感じるのですが、過剰な謙譲が所謂ビジネスマナーに加えられているのでしょう。ビジネスマナーに加えられてしまうと、その方向へ向かう拍車がかかってしまいます。多くの人が止めようよ、と言わない限り方向が変わらないように思います。私は、店員さんが隣でしゃがみ込むのは嫌なのですが、色々な意見もあると思います。「気にならない」、「それが当然である」等、見方は様々だと思います。皆さまは如何でしょうか？聞かせていただければ幸いです。

BAガソリンスタンドやファミレスの一般店員に、もとより高い接客スキルは求めることはできません。必定、マニュアライズされた対応を機械的にこなすことになります。「カードへのサインを求めるときはしゃがんで」というのも、その一環でしょう。根本的な課題は、接客のマニュアライズというのは、最大公約数を求めていないということです。求めているのは「最小少数の最小不快」です。つまり、最も接客に厳しい（うるさい）お客様を対象に考え、そのお客様に文句を言われないようにマニュアルを作ります。言い換えると、少数の厳しい（うるさい）お客様に「無礼だ」と思われる方が、大多数のそうでないお客様に「過剰にへりくだっている」と思われるよりもデメリットが大きいと考えるのです。マジョリティとは往々にしてサイレントなものですから。これは、「謙譲の姿勢を見せている以上、それが過剰であっても問題は少ない」という考え方をベースにしています。しかし近年、実際のお客様は（質問者様がそうであるように）、過剰な謙譲の姿勢に対してのフレキシビリティが思ったより少ないことが分かってきました。あるラインを越えると、過剰な謙譲は不快になるのです。ただしこのラインはお客様の個人差が大きく、また常に変動しているため、マニュアル化へ反映することは極めて難しくなっています。「店員が隣にしゃがみ込む」こと一つ取ってみても、質問者様も予想しておられるように、それをされた時の印象はさまざまですし、さまざまである以上、いちばんへりくだったスタイルを採っておくことが最もリスクが少ない…と堂々巡りしてしまいます。一顧客として、この問題にどう対応していくか。大きく三つの道があると思います。第一に、「マニュアル化された接客とは、私の考える適度な謙虚さよりも三歩くらい行き過ぎているものなのだ。そういうものなのだから仕方ない」と受け入れることです。もちろん世の中には、マニュアル化されていない適度な謙虚さと敬意を保った接客をしてくれるお店はたくさんあります。そういう店の接客と、マニュアルを必要とせざるを得ない類の店の「接客」とは、別のものだと割り切ることになります。第二に、「大多数の客に『やり過ぎだろう』と思われる方が、少数の客に『無礼だ』と思われるよりデメリットが大きいのだ」というコンセンサスを作ることです。これはマジョリティが「やり過ぎの謙虚さってイヤですよねえ」と声を挙げさえすれば、あっという間に形成されます。まあそれが大変なのですが（笑）。そうなれば、マニュアルを作る側は何がマジョリティにとっての適度な謙虚さか、という要素を必ず作成時に考えに入れてきます。ただし、だからといってそうなれば「店員がしゃがみ込む」が無くなるかどうかはまた別問題です。それはマジョリティにとって過剰な謙虚さではないかもしれないからです。第三に、接客時の行為について、個別に「これってやり過ぎだよね」というコンセンサスを作ることです。ここで言えば「店員がしゃがみ込むのって（レシートを両手で捧げ渡すのって）過剰な謙虚さだよね」という声が高まれば、それが改善（訴えた側にとって）されることはあり得ます。かつて金銭の授受時に使われていた「五千円『から』お預かりします」は、市井からの声の高まりによって多くのマニュアルではＮＧワード化されました。もっともこれは過剰に謙虚だからではなく、日本語として誤っているからという理由の方が大きいのですが。