書類についてのQ&Aをご紹介します。

Qビジネスマナー上司の行き先を尋ねられた時、どう答えますか？上司の知人や友人から電話がかかってきたとします。たとえば「出張でございます。○日に出社予定でございます」と答えます。そこで「何処に行ってるの？あ、例の件で大阪か？」なんて返された時です。私が上司のスケジュールを把握している事は承知の上で聞いてきています。なので「存じません」とは言えないし増して「社の規則によりお答えしかねます」とも言えない気がします。大抵の方は行き先を聞いてこず「携帯へ連絡する」「メールしておく」と仰ったり、伝言を承ったりします。聞いてくる方は上司と懇意にされている方ばかりなので、失礼な答え方も出来ません。皆様ならどのように返しますか？

BAYesの場合も断定ではなく、伝聞形で、「そのように聞いております。」Noの場合も、「いえ、別件のように聞いております。」具体的に問われたら、「○○の携帯番号ご存知でしたら、恐れ入りますが、そちらの方へご確認下さいますでしょうか。申し訳ございません。」ごく丁寧に、本当に申し訳なさそうな口調で、しかし、きっぱりとお願いする。これで、如何でしょうか。※※余談ですが、以前、自社の役員から電話が掛かって来て、「次長の教育もっとしっかりやれ」と言われたことがあります。前日、私用で休みをとった際、その役員からの電話を次長が受け、「支店長は年次でお休みを・・・」と答えたらしいのです。いくら所用でも責任者が休暇と聞けばやはりネガティブな印象免れず、何だと思う人は居るでしょう。ここはさりげなく、「あいにく出ております。代わりに承ります。」でかわし、緊急であれば、それなりの対応を考えれば良い訳ですから、次長の機転の利かなさを指摘されたという次第でした。

Q敬称について教えて下さい。上司や取引先の人へのメールは、「様」で良いと思っていましたが、○○部長や、○○所長、など肩書きがついた場合は「殿」で送るように上司に言われました。ビジネスマナー的に、正しいでしょうか？教えて下さい。

BA> 肩書きがついた場合は「殿」で送るように上司に言われました。 ↑質問者さんの上司の方の言われる通りにして下さい。 （○○部長殿、○○所長殿、というように。）> ビジネスマナー的に、正しいでしょうか？ ↑と言うよりも、「長らくそういう慣習になっている」と考えて下さい。現代日本（の会社や各種団体等）は、「肩書き社会」です。肩書き自体が“敬称もどき”になっているとも言えます。＜質問者さんの補足を受けて＞> 他の会社でも、○○所長殿…のような使い方をするのですか？ ↑いや、他の会社「でも」ではなく、他の会社「だから」、そういう敬称にします。自社内でどうするかは、各社それぞれの歴史や社風にもよりますから、どういう敬称が良いのかは、一概に言えません。[例]・ （“敬称もどき”となっている）肩書きのみでＯＫで、殿は付けない。・ 自部署は肩書きのみでＯＫで、他部署の人には殿を付ける。 . 即ち、総務部庶務課所属の社員なら、 . 自部署の上司は○○庶務課長、＊＊総務部長、等でＯＫだが、 . 他部署の役職者に対しては、△△営業部長殿、等の表現をする。

Qビジネスマナー研修が女性社員のみで行われます。そこで学んだ事を男性社員に広げていくためにはどうしたらいいのでしょうか？

BA女性社員のみって、例えば、髪型のこととか女性特有のことについて、指導されていませんか？だとすれば、男性に広げる必要はないですね。もし、講師が社外の方だったらなおさらです。会社の意図は……。 仮定の話なのでここまで。

Qお得意先から創立記念の品物をいただきました。その際のお礼状は、付き合いのある支店あてに出すのか、本社の社長宛に出したらいいのかわかりません。なお、記念品は得意先 本社 社長名義で届きました。大きな会社なので、はたして社長あてにしていいものか、またはお付き合いのある支店担当者あてに出したらいいのかわかりません。ビジネスマナーに詳しい方、ご回答宜しくお願いいたします。

BA会社規模に関わりなく、勝手に社長名で贈り物をすることはあり得ませんから、創立記念のような場合のお祝いは、会社対会社の関係でお祝いするという意味で、「社長名で贈る」という決まりなのでしょう。ですから、お礼状は本社の社長様宛でお出しするのが良いです。ただ、大きな会社でしたら、「創立記念の品物を贈ります」という稟議書なり報告書なりを社長に回し、手配は支店の方でしておくということもあるかもしれません。または、本社に依頼書を出せば手配してくれるようになっているのかもしれません。いずれにしましても、支店の担当者から本社に話を通した結果のお祝い品でしょうから、その方にも、「社長名で創立記念の品物を頂きました」と礼状をお出しになるか、お会いになった時にお礼をおっしゃっておく方がよろしいでしょう。

Q求人広告を見て、質問をしたくその会社へ電話を掛けたとします。その際、「○○での求人を拝見させて頂いたのですが、いくつか質問させて頂いて宜しいでしょうか？」・・・で正しいでしょうか？また、質問を一通りさせて頂いた後の電話の切り方、こちらもどう言えば正しいのか分かりません。「ご回答有り難うございました。では改めて検討させて頂きます」だと、応募する側なのに何だか上からな気がして・・・こういったビジネスマナーに関する知識が乏しく、ぜひご教授宜しくお願い致します。

BA「就職活動中の○○と申しますが、○○で御社の求人を見つけ、興味があり電話しました。 いくつか質問がありますので、採用担当の方は、いらっしゃいますか？」切り方「お忙しいところ対応いただき、ありがとうございます。もう少し考えたいこともありますので、応募の際にはよろしくお願い致します。」こんな感じでいいと思いますが。